会議の名称、目的はもちろんのこと、だれが参加するのか、参加人数、日時などをきちんと確認して、それらに合った会議室を確実に予約します。
会議室が確保できたら参加者へ通知します。
「なぜ(開催目的)、いつ(開催日時)、どこで(開催場所)、誰が(参加者)、何を(会議のテーマ)、どのように(当日の議事次第)」という「5WlH」を明確かつ簡潔にまとめて通知します。
会議の主催者と出欠の連絡先・担当者名も不可欠です。
通知するタイミングは、間際だと欠席者が出やすいため、会議開催の1週間から10日前くらいには通知するようにします。
三上靖史（住宅鑑定風水インストラクター）
